Absolut inte. Men för att upphandla konkurrenskraftiga och utvecklade lösningar måste vi klara av att ställa lösningsneutrala krav och sedan låta leverantören tillföra värde genom sin egen expertkompetens. Innovationsvänliga upphandlingar kräver därför struktur i form av en anskaffningsstrategi.
I juni i år publicerades OECD:s rapport Public Procurement for Innovation – Good Practices and Strategies som kartlagt OECD-ländernas användning av upphandling som ett sätt att driva innovationer. Rapporten visar att de organisationer som jobbar aktivt med innovationsvänliga upphandlingar upplever ett bättre samarbete med leverantörer, och i slutändan mer konkurrenskraftiga och utvecklade lösningar. Upphandling kan på så sätt också driva på industriers investeringar i ny kompetens, utrustning och FoU. På längre sikt innebär det ytterligare, förbättrade lösningar för upphandlande enhet. Och de som verkligen tjänar på det är invånarna vars samhällsservice ständigt förbättras.
Resultaten gäller utomlands, och de gäller i Sverige. Men för att åstadkomma dem krävs kännedom om den egna verksamheten, och en plan för framdrift. Det skapas enklast genom en väl genomarbetad anskaffningsstrategi tidigt i processen.
Innovationsvänliga upphandlingar…
Att upphandla innovationsvänligt handlar i grunden om att ställa lösningsneutrala krav som undviker specifikationer av sådant som någon annan är bättre på. Eller där det redan finns etablerade standarder. Genom att undvika krav på onödiga och tidskrävande självklarheter ges leverantörer möjligheten att öppna upp för lösningar som verksamheten själv kanske inte har identifierat. Allt medan den upphandlande verksamheten kan sätta fokus på vad som är det grundläggande behovet.
Utmaningen för de flesta organisationer är dock sällan viljan att utvecklas – utmaningen är att veta var man ska börja. Inte blir det bättre av att det som är en lösning för den ena är en funktion för den andra, vilket gör det svårt att veta vilken nivå av kravställning som är rätt.
… ställer krav på insikt
För att kunna skapa en lösningsneutral kravställning måste organisationen ha:
- En god insikt i vad marknaden erbjuder, vilka produkter och vilka standarder som finns. Detta ändrar sig ju över tid då marknader mognar och det som en gång var specialfunktioner blir så småningom självklarheter. (Förr var man tvungen att specificera att ett mailsystem ska innehålla funktionerna svara, svara alla och vidarebefordra). Har man inte följt utvecklingen på nära håll under en tid – som ofta är fallet vid exempelvis byte av större IT-system med långa livslängder – är det svårt att känna till vad som är just självklarheter.
- Insikt i verksamhetens behov. Den verksamhet som ska förändras måste beskrivas samtidigt som förändringen också ska begränsas. Målet med förändringen måste tydliggöras. Förväntningar men även risker ska analyseras. De inköp man som organisation gör idag kommer att forma verksamheten imorgon, så vilka strategier och krav kommer verksamheten att möta i framtiden?
- En känsla för trender inom teknik och samhällsutveckling. Precis som första punkten bygger detta på att man aktivt följer marknaden. Det kräver också en systematisk genomgång av utvecklingen ur ett betydligt större perspektiv än den egna verksamheten.
Att agera innovationsvänligt i upphandlingar ställer därför i många fall krav på kunskapsutbyggnad innan upphandlingen inleds. Här är en anskaffningsstrategi ett bra verktyg.
Strategin strukturerar upp
Avsikten med anskaffningsstrategin är just att mycket tidigt under ett projekt strukturera upp allt det arbete som behöver göras för att uppfylla ett projekts effektmål. Det vill säga de mål man förväntar sig i verksamheten som ett resultat av att upphandlingen genomförs. Med hjälp av en anskaffningsstrategi kan man i enkla steg skaffa den kunskap som krävs för att dels hamna rätt när det gäller hur den framtida verksamheten ska vara utformad. Med hjälp av anskaffningsstrategin hamnar man också rätt när det gäller att ställa lösningsneutrala krav. Väl genomarbetad undviker strategin dessutom att projekt genomförs på ett alltför ad hoc-mässigt sätt, baserat enbart på vissa nyckelpersoners tidigare erfarenheter. Arbetet med, och resultatet av, strategin säkerställer att det inom projektet finns en gemensam bas av förståelse för bakgrund, förutsättningar och mål.
Så hur gör man då?
Varje upphandling är unik men olika utmaningar kan tas an på samma strukturerade sätt. Organisationer som lyckas med sina innovationsvänliga upphandlingar jobbar strukturerat och metodiskt utifrån en tydligt specificerad projektmodell.
Projektgruppens sammansättning bör inkludera olika erfarenheter och kompetenser, men också ett viss oberoende i form av utomstående resurser. Varje projekt behöver en djävulens advokat och vem som tar rollen kan skifta beroende på projektets skede.
För att förväntningar och målformuleringar ska bli korrekta måste det finnas en gemensam utgångspunkt för alla deltagare. Det måste också finnas mätbara effektmål utifrån verksamheten. Verksamhetsbeskrivningen i form av roller och aktiviteter men också tekniskt nuläge och andra förändringar, tillsammans med marknadsförutsättningar och förväntningar, är alla viktiga komponenter för att kunna identifiera förändringens olika delar.
Strukturera anskaffningsstrategin genom tydligt formulerade mål, prioritet, fokus och risker, kritiska framgångsfaktorer men också behov av verksamhetsförändring i och med systeminförandet. Upphandling av större system kommer att innebära förändringar inom organisationen; förändringar som kan röra hela eller delar av en verksamhet, såväl arbetssätt som attityder. Se till att ha en plan för detta.