Var är förändringsledning? Jo, att förändra en organisations arbetssätt och rutiner från ett nuläge som man vill förändra till ett nytt läge som man tror är bättre för personalen, produktionen och därmed sannolikt också för lönsamheten.
När ett sådant projekt genomförs är det väldigt bra att den ordinarie organisationen får förutsättningar att under förändringsperioden orka med både förändringen och den ordinarie verksamheten samtidigt. Då kan en förändringsledare tas in som i samverkan med den ordinarie personalen tar ansvar för att genomföra förändringen på den tid, till den kostnad och med den kvalitet som man kommer överens om.
Vad är då viktigt att tänka på när man skapar ett projekt för att genomföra en sådan förändring?
- Ett stort mandat från ledningen (helst hundraprocentigt)
- En tydlig plan med realistiska tider för slutmålet och de delmål som ska uppnås, en realistisk ekonomi och realistiska kvalitetsmål
- En bra extern projektledare och en projektgrupp som består av både organisationens egen personal och externa konsulter
- En styrgrupp för projektet som är beslutsmässig och ger ett bra stöd till projektet
Hur får man då en projektgrupp att genomföra de uppgifter i tid som man specificerat ner i en projektplan för att klara uppsatta mål?
Ja, enligt min mening, är det att skapa en bra stämning och en stor frihet i projektet så att alla projektmedlemmar kan genomföra sina uppgifter både för dem själva och för projektet på bästa sätt.
Är sedan det bästa att skapa ett projektkontor, iordningställa arbetsplatser, bygga IT-nätverk, ordna med fikarum och namnskyltar? Varför inte en bemannad reception och växel också?
Nej, jag vill säga att det inte är i den miljön som de bästa förutsättningarna skapas för att uppnå de resultat som förväntas av projektet.
- ”Va, kommer Hanna inte i dag heller – jobbar hemma? Undrar vad hon gör i projektet?”
- ”Kan Anders verkligen gå hem varje dag klockan 15.00?”
- ”Nu är Muhammed och Bengt på sin vanliga två och en halvtimmes lunch inklusive gym, utan att projektledaren säger något!”
Detta kan vara vanliga utlåtanden på ett statiskt projektkontor där tilliten inte är så stor till den andres prestation. Det är definitivt inte tiden på kontoret som avgör prestationen, utan kvalitén i det som redovisas på nästa projektmöte kopplat till den gemensamma projektplanen.
Kan man då verkligen leda och genomföra ett projekt, nästan vilket som helst, på ett annat sätt än genom att samla alla på ett kontor?
Ja, det tror jag, om det är projekt av mer administrativ karaktär och där man inte behöver ha direktkontakt med slutkunden varje dag. Om man i en projektledning skapar ett tydligt projektdirektiv, en tydlig projektplan och tydliga roller och uppgifter för projektmedlemmarna samt bra uppföljningsformer kan faktiskt, hör och häpna, projektmedlemmarna ha sitt kontor var som helst. På stan, i sin egen bostad, i sommarstugan, på tåget – ja det är bara fantasin och bredbandsuppkopplingen som sätter begränsningarna!
Detta arbetssätt ställer förstås stora krav på både projektledaren och projektmedlemmarna att hela tiden försöka leverera det som man kommit överens om i projektplanen. Det ställer också stora krav på sammanträdesdisciplinen, då man naturligtvis måste träffas fysiskt med jämna mellanrum, varje vecka, varannan vecka eller månadsvis beroende på projektets karaktär. Då är det inte bra om man uteblir ofta. All bör kunna delta nio av tio gånger om mötesplaneringen görs långsiktigt. Däremellan är det förstås fritt fram att ”Skypa”, ringa, maila och också träffas fysiskt om man så önskar.
Vitsen med detta arbetssätt, där projektresultatet efterhand läggs in i ett gemensamt projektrum/arkiv/arbetsrum, eller vad man nu vill kalla en gemensam lagringsplats, är att det är prestationen som räknas och inte den fysiska närvaron på en vis plats under en viss tid.
Enligt min uppfattning så vinner vi mycket med det virtuella projektet:
- Projektet genomförs med högre kvalité och till lägre kostnad än i ”projektkontorsvarianten” helt enkelt beroende på att projektmedlemmarna trivs bättre och känner sig mer motiverade.
- Den enskilde projektmedlemmen kan ofta disponera sin tid på för honom/henne bästa sätt och på det viset få livspusslet med arbete, familj och fritid att bättre gå ihop.
- Vi behöver inte ”urbanisera” oss längre”. Alla behöver inte bo i Stockholm eller i Umeå eller i Karlstad om man jobbar i projekt som inte inbegriper direktstöd till slutkunder (Man kan förstås inte skapa virtuella projekt för snöröjning eller hemtjänst eller barnomsorg – det måste genomföras på plats eller hos en brukare)
- Man kan bo nästan var man vill, bara det finns ett bra internet och möjlighet att resa till en gemensam, fysisk mötesplats.
- Stressen minskar när man är en förälder i karriären – man kan faktiskt genomföra sina projektuppgifter, åtminstone delvis, även om ”vabruari” drabbar familjen!
Landsbygden lever upp av distansarbetet
Som en konsekvens av en övergång i stor skala från kontorslandskap i urbana miljöer till virtuella projekt, kan man tänka sig att bostadspriserna kommer att gå ner i storstadsområdena. Dessutom skulle landsbygden få leva upp. På köpet blir man av med de mindre populära kontorslandskapen som endast giriga arbetsgivare gillar och som alla forskare tycker är det sämsta som finns för att genomföra ett bra arbete eftersom alla blir hela tiden störda av varandra. Att sedan kontorshyrorna i storstadsområdena skulle rasa är en annan femma – riskkapitalisterna får i stället satsa på väl fungerande kommunikationslösningar i stället, till exempel snabbtåg och ett utbyggt fibernät med bra tjänstepaket.
De ”Nordströmska” skräpytorna Gotland och Värmland blir inte alls ett faktum. I stället bibehålls och till och med ökar befolkningen och servicen i landsortskommunerna.
Om du kan hitta några nackdelar med det Virtuella projektet – förändringsledning på distans, så hör gärna av dig så kan vi ta en diskussion tillsammans. Du bestämmer var, när och hur – via en virtuell plattform eller IRL!
**************************************
Texten ovan är ett utdrag ur Xmentor Managements bok ”18 tankar om motionscyklar – en bok om förändringsledning”.
Det hör kanske inte till vanligheterna att ett gäng managementkonsulter skriver en bok om motionscyklar. Men namnet till trots – boken handlar inte om ett träningsredskap. Vi använder motionscykelns som en metafor för att på ett lättsamt sätt förmedla våra insikter om det, för alla verksamheter och organisationer, så viktiga området förändringsledning. Den som läser boken kommer att förstå.
Är du intresserad av att läsa hela boken? Kontakta oss så löser vi givetvis det!
**************************************