Håkan Anderskär, en av Xmentors tidigare konsulter med mångårig erfarenhet som konsult inom förändringsledning, delar med sig av sina reflektioner och rekommendationer om hur man lyfter verksamheten med ett lyckat införande.
Lyft den nya digitala tjänsten och verksamheten
En ny lösning får inte ut sin fulla potential om den inte nyttjas på bästa sätt. En felaktig användning kan till och med medföra att tjänsten, eller produkten blir värdelös. Ett optimalt användande kan däremot höja dess värde till nivåer som till och med överträffar förväntningarna. Ett lyckat införande av en produkt kan därför mycket väl vara den knivskarpa skillnaden mellan succé och misslyckande. Det är därför viktigt att fundera på införandet direkt i början av ett projekt.
Intressenterna
Först och främst måste samtliga intressenter identifieras vid ett införande. Intressenter kan delas in i tre olika kategorier: tekniken som ska användas för produkten, organisationen som produkten/tjänsten ska stödja, samt individen (användarna) som ska använda produkten. De har ingen inbördes rangordning utan är lika centrala allihop. Viktigt att ställa frågor som:
- Vilka organisationer påverkas av ”produkten”. Det kan vara fler organisationer än den/de som initierat själva införandet, exempelvis verksamhetsenhet, utvecklingsenhet, IT-enhet.
- Vilka tekniska produkter påverkas, dvs införs eller nedmonteras i samband med införandet, exempelvis Journal- eller ärendehanteringssystem, eller digitala stödsystem.
- Vilka individer/användare berörs, exempelvis Sjuksköterska, Systemförvaltare, Verksamhetsansvarig.
Målstyrning
När intressenterna är identifierade krävs målstyrning per intressent för att kunna styra mot önskat slutläge. För varje intressent ska ett antal mål definieras. Det är ett otroligt viktigt steg i ett införandeprojekt. En vanlig iakttagelse är att man negligerar detta arbete eftersom många mål kan tyckas självklara.
Målnedbrytning görs sedan genom att för varje fas under projektet definiera vad som ska vara uppnått(delmål), per intressent.Delmålen varierar naturligtvis per projekt. Det kan exempelvis handla om att beskriva i vilken fas som produkten ska definieras, beskriva syftet med förändringen, bestämma vilka målgrupper som berörs, förbereda utbildningsinsatser (även på individnivå), definiera kommunikationskanaler etc. Givetvis måste det också beslutas mål vid driftstart liksom mål när detaljerade migreringsplaner ska vara klara, t.ex. flytt av data från gammalt till nytt system, när ska förvaltningen vara förberedd så att det finns tydliga arbetsuppgifter och personal som ansvarar för dessa, etc.
När samtliga mål är definierade, nedbrutna per fas och verifierade med styrgruppen, är införandeprojektet i väldigt bra fas. Sedan är det ”bara” att planera och exekvera införandet!
Införandeplaneringen
Införandeprojektet måste sedan planeras lika seriöst och målmedvetet som utvecklingsprojektet av själva tjänsten, eller produkten. Det är tyvärr inte ovanligt att allt planeringsfokus läggs på utvecklingen. Införandet ska bara ”fixas till” när den ”svåra” utvecklingen är klar. I införandeplaneringen gäller det att definiera samtliga aktiviteter, samt planera vem som ska utföra dem och när aktiviteterna ska genomföras. Resultatet blir en bra plan för att exekvera införandet. Det är inte bara aktiviteter för att nå målen som är viktiga. Det behövs också aktiviteter för att verifiera att målen har uppnåtts.
Genomförandet
Sist, men inte minst, ska införandeprojektet genomföras med maximalt fokus. Den här fasen får naturligtvis inte heller prioriteras ned. Det är viktigt att införandeprojekt bemannas med kompetenta personer som kan avsätta den tid som krävs. Det ska inte hanteras med ”vänster hand”.
En viktig detalj är att tillsättta kvalitativa ”dashboards” för att kunna följa upp progressen för införandet, steg-för-steg. Uppföljningen kan medföra att de ursprungliga delmålen eller aktiviteterna modifieras.
När samtliga införandeaktiviteter är klara och verifierade är du färdig med ditt införandeprojekt!
Några avslutande tips
Personligen är min erfarenhet att tydlighet och flexibilitet är A och O i ett lyckat införandeprojekt, många anser att det inte går att kombinera, men det är en förutsättning. För att…
…det är frustrerande att arbeta med otydlighet, samtidigt som risken är stor att viktiga moment förbigås i ett otydligt införandeprojekt.
…flexibilitet, dvs det som innefattas av ”agil utveckling”, är modernt men också väldigt nödvändigt under ett införande. Dels kan man inte veta allt när första planen definieras och dels förändras världen hela tiden, inte minst förutsättningarna i ett införandeprojekt. Våga ändra beslutade planer om förutsättningarna ändras eller om de första planerna blev felaktiga, men skapa inte otydlighet.
Det är otroligt centralt att balansen mellan tydlighet och flexibilitet hanteras varsamt, tydligheten får inte ske på bekostnad av flexibilitet eller vice versa!
Lycka till!
Håkan Anderskär
Läs gärna inlägget i sin helhet på Compares hemsida.