Det går både snabbare och spar energi att cykla i klunga jämfört med att cykla på egen hand. Det gäller såväl på asfalt som inom affärsvärlden. Samarbete skapar kraft och snabbare utveckling, men till ett lägre pris. Att utveckla digitala tjänster gemensamt genom samverkan är ett bra exempel på vad klungan kan åstadkomma.

Kommunerna i Värmland är en föregångare inom svensk offentlig verksamhet när det gäller digitalisering och nya tjänster för medborgarna. Det är tack vare samverkan mellan länets 16 kommuner i kombination med modiga politiker och prestigelösa tjänstemän som det lyckade resultatet kunde nås.

Värmland i framkant

Värmlandskommunerna var tidigt ute med att utveckla och erbjuda digitala tjänster på en gemensam teknisk plattform. Redan 2009 bestämde de sig för att satsa. I och med att det redan fanns en gemensam drift- och servicenämnd för samverkan inom IT-området fanns de rent juridiska förutsättningarna på plats.

Lösningen och den tekniska plattformen bygger på en gemensam databas och samtliga kommuner använder en och samma e-tjänst. Utåt sett ser det olika ut. Varje kommun har sin profil till sina invånare. Tack vare nyttjandet av samma e-tjänster kan tekniken utnyttjas optimalt. Både drifts- och förvaltningskostnader blir lägre. Dessutom kan underhåll och uppdatering förenklas eftersom en ändring slår igenom direkt för samtliga kommuner. Särskilt unik är funktionen som gör att medborgaren kan följa alla sina ärenden med e-legitimation oavsett vilken kommun som handlägger ärendet.

Processer och arbetssätt en stor utmaning

Även om alla hade samma uppdrag så utfördes det på olika sätt i de olika kommunerna. Den riktigt stora utmaningen var att likforma arbetssätt och processer i kommunerna så att det fungerade med samma digitala tjänster. I projektet var det hela tiden samverkan framför det unika som var det viktiga. Det är enklare att bygga ett gemensamt IT-system än att förändra medarbetares arbetssätt och handläggning.

Värmlands 16 kommuner lanserade över 200 valbara e-tjänster för kommunerna att ta i drift och erbjuda sina medborgare. Målet att det ska bli bättre att vara invånare Värmlands län samt minimera den digitala klyftan mellan stor och liten kommun uppnåddes.

Hur blev då resultatet?

Den gemensamma e-tjänsteplattformen effektiviserar handläggarnas arbete. De får in korrekt information från början och kan snabbare fatta beslut. Det sparar tid för både medborgarna och kommunerna. Och när handläggningen förenklas och man utvecklar ett mer enhetligt arbetssätt blir också förvaltningarna mer effektiva. Bättre administrativa lösningar kräver ändrade verksamhetsprocesser och nya kommunikationsformer. Genom att börja samverka över kommungränserna uppstår också en diskussion om handläggningsprocessen. I slutänden innebär det också en ökad samverkan mellan medborgare, företagare och kommuner.

Den största utmaningen

Den största utmaningen, och i slutänden en förutsättning för att Värmland kunde få gemensamma digitala lösningar, var ett omfattande förankringsarbete i kommunerna. Utan ett framgångsrikt förändringsarbete hade aldrig nyttjandet av tjänsterna blivit tillräcklig omfattande och kommunerna hade inte uppnått önskad nivå av digitalisering. Tack vare detta förändringsarbete nådde kommunerna stora effekter både i effektivisering och i ekonomisk besparing.

Att cykla i klunga är lönsamt även vid digital förändring. Alla kommuner fick lägre kostnader tack vare samverkan. Bland annat betalade den minsta kommunen i Värmland bara tio procent av vad det hade kostat att sätta upp lösningen i egen regi.

Sveriges IT-kommun

Karlstads kommun tilldelades utmärkelsen Sveriges IT-kommun 2013 för sitt framgångsrika arbete med att utveckla och förbättra kommunens verksamheter och service med hjälp av IT. Ur juryns motivering:

”För att kunna erbjuda värmlänningarna en så god service som möjligt har Karlstad lagt grunden för en bred samverkan i hela länet, som hjälper till att bygga det goda samhället samtidigt som man kan sänka kostnaderna och öka effektiviteten.”

**************************************

Texten ovan är ett utdrag ur Xmentor Managements bok ”18 tankar om motionscyklar – en bok om förändringsledning”.

Det hör kanske inte till vanligheterna att ett gäng managementkonsulter skriver en bok om motionscyklar. Men namnet till trots – boken handlar inte om ett träningsredskap. Vi använder motionscykelns som en metafor för att på ett lättsamt sätt förmedla våra insikter om det, för alla verksamheter och organisationer, så viktiga området förändringsledning. Den som läser boken kommer att förstå.

Är du intresserad av att läsa hela boken? Kontakta oss så löser vi givetvis det!

******************************